دليل الإجراءات المالية والمحاسبية

المقدمــــــــة

لله الحمد الذي وفقنا ومنَّ علينا بنعمة العلم ويسر لنا من يعيننا على تحصيله وعلمنا ما لم نكن نعلم.....

والصلاة والسلام على خير المعلمين سيد الخلق أجمعين

وبعد ,,,,,,,

الرسالة

لطالما حلم فريقنا بجلب تجربـة القهـوة المختصـة و مذاقهـا الفريـد للجميـع مــن خـــلال تواجـــد ميعــاد القهــــوة فــــي مشهـــد القهــــوة فــــي المنطقـــة ودخول التحـدي الكبير فـي تغييره لأفضل من خـلال توفيـر أفضـل المحاصيـل من أكبر المحامص وتوفير جميع مستلزمات وأدوات ومكائن القهوة المختصة تأسس عملنا التجاري في ٢٠١٦ م في مدينة أبها من خلال مبيعات الجملة والتوريدات ومــــن ثــــم بدئنــــا في انشــــاء المعـــارض في ٢٠١٩ م في مدينـــة أبهــــا وجــــازان بدأنا البيع الالكتروني في ٢٠٢٠ م عبر متجرنا علـى الويــب ونعمـــل علـى قــدم وســاق لتوسع مدروس في المملكة العربية السعودية وإقليمنا العربي.

الأهداف

الريـادة فـي مجـال توفيـر القهـوة المختصـة وجميـع مستلزمـات القهـوة وذلك من خلال السعي الجاد والحثيـث وراء التحسيـن المستمـر والابتكـار والتوسع من خلال إنشاء أكثر من ١٠٠ فرع في المملكة العربية السعودية وإقليمنا العربي.

رؤية دليل الإجراءات هو كُتيّب يحتوي على معلومات تساعد العاملين في المؤسسة، وتوضح لهم الأهداف والمهام في المؤسسة وأساليب العمل فيها، وما هي حقوق العاملين وما هي واجباتهم.

ما هو دليل الإجراءات: هو كُتيّب يحتوي على معلومات التي لها علاقة بالأنظمة والتعليمات وبإجراءات المعاملات، التي تتم عن طريق المؤسسة، ووصف دقيق لمراحل هذه الإجراءات المالية ومعالجات المحاسبية.

فائدة دليل الإجراءات: دليل الإجراءات يحقق الفائدة في تدوين السياسات والإجراءات التي تُتبع في تنفيذ الأعمال، والتي تكون في أغلب الأوقات غير مكتوبة والحفاظ عليها وإبقائها متوفرة بين الأيدي في المؤسسة والموظفين الجدد يكون من الصعب عليهم المعرفة التامة بالإجراءات المُتبعة في تنفيذ أعمال المؤسسة بشكل سريع.

محتويات دليل الإجراءات: إن الدليل يعتبر مرجع رئيسي، يتم العودة إليه عند حدوث أي خلاف لها علاقة بمراحل الإجراءات المالية والمحاسبية، ويتم العودة إليه عند القيام بتعليم الموظفين الجدد في مجال الأعمال التي سينفذونها في المستقبل.

المبحث الأول

الإطار العام لدليل الإجراءات

المطلب الأول ــ أحكام تمهيدية:

اسم اللائحة وبد العمل بها:

تسمى هذه اللائحة المالية للمؤسسة ميعاد القهوة لتقديم الوجبات ويعمل بها من تاريخ إجازتها.

الهدف:

تهدف هذه اللائحة إلى بيان القواعد الأساسية للنظام المالي التي يراعى إتباعها لدى المؤسسة.

تطبيق اللائحة:

تسري أحكام هذه اللائحة على كافة المعاملات المالية للمؤسسة وكلما من شأنه المحافظة على حقوقها وممتلكاتها كما تنظم قواعد الصرف والتحصيل وسلطات الاعتماد.

اعتماد اللائحة:

تعتمد هذه اللائحة قبل أو من ينوب عنه ولا يجوز تعديل أو تغيير أي مادة أو فقرة فيها ألا بموجب قرار صادر عنه أو من ينوب عنه، وفى حالة صدور أي تعديل ينبغي تعميمها على كل من يهمه الأمر قبل بدء سريانها بأسبوع على الأقل.

تعاريف:

لأغراض هذه اللائحة تكون للكلمات والعبارات التالية المعاني المحددة مقابل كل منها ما لم يقتضي سياق النص معنى آخر مع التزام اللائحة التعاريف الواردة في لائحة التأسيس.

المؤسسة: ميعاد القهوة لتقديم الواجبات

مقر المؤسسة: المملكة العربية السعودية ـــــــ مدينة أبها

المجلس: يقصد به مجلس إدارة المؤسسة.

الرئيس: يقصد به رئيس مجلس إدارة المؤسسة

النائب: يقصد به نائب رئيس مجلس الإدارة

المدير المالي: يقصد به المدير المالي والمسئول المالي عن كافة العمال المالية ومن ينوب عنه. والمحاسبين لدى المؤسسة.

القانون: يقصد به الإطار القانوني المنظم لبيئة الأعمال في المملكة العربية السعودية.

النماذج المالية: يقصد بها أي دفاتر أو مجلات مستندية أو آلية ترصد بها البيانات والتعليمات الحسابية ذات الطابع المالي أو الحسابي.

الموازنة : وقصد بها الخطة السنوية لعمليات المؤسسة موضحاً فيها الإيرادات والمصروفات وتشمل مصروفات المستخدمين والمصروفات العمومية والمصروفات الرأسمالية وفق أسس المحاسبة الإدارية المتعارف عليها.

الحسابات الختامية: هي الميزانية العمومية التي توضح وضع المؤسسة المالي والمصادق عليها من المراجع القانوني.

الموازنة المعتمدة: يقصد بها الموازنة التي يصدقها مجلس الإدارة لأي سنة مالية ويخول الى نائب الرئيس العمل بها من تاريخ المصادقة عليها.

المعايير: معايير المحاسبة الدولية.

 

المطلب الثاني ـــ الأسس المحاسبية:

يتم إعداد الحسابات وفقاً للأسس والمفاهيم العامة الآتية:

الأساس المحاسبي المطبق: سيتم إدارة حسابات المؤسسة بموجب أساس الاستحقاق المحاسبي حيث يتم الاعتراف بالإيرادات عند اكتسابها والمصاريف الفترة التي حدثت بها بغض النظر عما رافق العمليات من استلام نقد أو مدفوعات نقدية

·تُقيد حسابات المؤسسة بمبدأ القيد المزدوج ووفقاً للأسس والمبادئ المحاسبية المتعارف عليها والمعمول بها محلياُ ودولياً. 

·المؤسسة قائمة على فرض الاستمرارية.

· يتم الاعتراف بالأصول بالملموسة عند شرائها بالتكلفة أما إذا كانت ممنوحة فيتم الاعتراف بها بموجب القيمة العادلة ويتم احتساب إهلاك الأصول الملموسة بطريقة القسط الثابت باستخدام النسب المبينة في إجراءات الأصول الثابتة.

· اعتماد توزيع مراكز التكلفة على الفروع بحيث يتم تحميل هذا الفروع بالإيرادات والمصاريف المتعلقة وفقا للنظرية المحاسبية للفروع غير مستقلة.

·العمل بمبدأ الافصاح الكامل للقوائم المالية وفقا الأسس والقواعد المحاسبية ومتطلبات الإفصاح المحاسبي.

·يجب الاحتفاظ بالدفاتر المحاسبية والقوائم المالية وجميع العمليات المحاسبية بطريقة تتيح لأي طرف له علاقة بالرجوع والاطلاع عليها في أي وقت مناسب. 

·تتبع المؤسسة طريقة تحميل وحدة المنتج النهائي بنصيبها من كافة عناصر التكاليف المباشرة أو غير المباشرة بحيث يمكن قياس التكلفة التي تؤديها الوحدة المنتجة.

·  أرشفة الفواتير والسجلات ومحاضر الاجتماعات والقرارات على أساس علمي وبطريقة منظمة.

المحور الأول ــ إعداد التقارير المحاسبية: 

·يتم إعداد التقارير على أساس (شهري، ربع سنوي، سنوي)، بحيث تشمل جميع الاستحقاقات الضرورية بالإفصاح بصورة واضحة ودقيقة عن الموقف المالي ونتائج الأنشطة المتعلقة بالمؤسسة. 

·يتم إعداد التقارير المالية لكافة أنشطة المؤسسة بعد الانتهاء من إصدار القوائم المالية، ويتم تقديمها للإدارة التنفيذية أو مجلس الإدارة إن دعت الحاجة إلى ذلك.

المحور الثاني ــ صلاحية التوقيع عن المؤسسة:

v  إنَّ من يملك حق التوقيع عن المؤسسة هو من يخوله مجلس الإدارة حسب لائحة الصلاحيات المعمول بها في النظام الاساسي. 

v  يُحدد مجلس الإدارة الصلاحيات المالية وفقاً للائحة الصلاحيات المالية والإدارية وكما يقر نظام التوقيع عن المؤسسة على أن يتضمن ذلك ما يلي: 

·       حدود عمليات الصرف المالي. 

·       قرارات تنمية الموارد البشرية.

المطلب الثالث: السياسات المالية والمحاسبية: 

المحور الأول ـــ سياسات عامة: 

·        السنة المالية للمؤسسة هي عبارة عن اثني عشر شهراً، تبدأ من يناير وتنتهي في ديسمبر من كل سنة، ويتم إقفال الدفاتر المحاسبية في نهاية كل سنة مالية. 

·        تتبع المؤسسة معايير المحاسبية والمراجعة الدولية الصادرة عن الهيئة السعودية للمراجعين والمحاسبين ومجلس معايير المحاسبة الدولية.

·        تمسك المؤسسة حساباتها باستخدام نظام خاص بالحسابات العامة على الحاسب الآلي(أودو) لإثبات وتسجيل موجودات ومطلوبات ونفقات وإيرادات المؤسسة. 

·        تقوم الإدارة التنفيذية والمالية بالتأكد والتحديث المستمر من صلاحية النظام واللوائح من أجل يتلاءم مع احتياجات ومتطلبات العمل المالي والمحاسبي والتحليل والتخطيط والرقابة ومتابعة الأعمال فيه والسعي لتحديثه وتطويره وإبقائه متناسقاً مع أعلى مستويات الأداء المحاسبي والمهني.

المحور الثاني ــ التخطيط المالي:

يهدف التخطيط المالي إلى تقدير احتياجات المؤسسة من الأموال وبيان مصادر التمويل التي يعتمد عليها التخطيط لسد احتياجاته والوفاء بالتزاماته المالية للتخطيط المالي ينقسم إلى الآتي: 

·        تخطيط مالي طويل الأجل ويتعلق بفترة زمنية تزيد عن السنة المالية الواحدة. 

·        سياسة كتابة التقارير المالية 

·        إعداد القوائم المالية وفقاً لمتطلبات الهيئة السعودية للمحاسبين القانونيين والأنظمة الأخرى السائدة والمعمول بها في المملكة.

·        أن تُظهر القوائم المالية الموقف الصحيح والعادل لأوضاع الجمعية ونتائج العمليات والتدفقات النقدية المتعلقة بالفترات الزمنية المنتهية في تاريخ محدد وعند الطلب.

·        متابعة المتغيرات المستجدة في المتطلبات القانونية في إعداد التقارير أولاً بأول والتقيد والعمل بها.

·        الالتزام بالمواعيد المحددة لإعداد التقارير المالية كما هم مبين بالسياسات المالية.

المحور الثالث ــ سياسة الصرف من رأس المال 

·        إنَّ عملية الصرف من المصروفات الرأسمالية يكون طبقاً للمبلغ المعتمد في الموازنة وطبقاً لإجراءات الموافقة المتبعة في المؤسسة ويجب أن يدرج في قائمة الأصول الرأسمالية.

·        تخصيص المصروفات الرأسمالية بالشكل المتعارف عليه لإدراجها في حسابات الأصول الثابتة.

·        مراجعة تقرير تحليل الانحرافات من قبل مدير الإدارة المالية لتوضيح مبررات الانحرافات الرئيسية.

المطلب الرابع ــ دليل الإجراءات المالية والمحاسبية: 

·        يضع مدير الإدارة المالية دليلاً للإجراءات المالية والمحاسبية التي يترتب التقيد به لضبط وتوحيد العمليات المالية والمحاسبية في المؤسسة.

·        ويقترح النماذج المالية والمحاسبية التي تُثبت وتُوضح وتضبط هذه الإجراءات، على أن يراعى استخدام أنظمة الحاسب الآلي إلى أكبر قدر ممكن في إنجاز وتسجيل العمل، ويتم اعتماد مجموعة الإجراءات المالية والمحاسبية بقرار من الإدارة التنفيذية. 

·       إنَّ الإجراءات المالية والمحاسبية تتضمن تفصيلاً للسياسات والقواعد والإجراءات المالية المنصوص عليها في هذه اللائحة.

المحور الأول ــ الأعباء المالية والإدلاء بالمعلومات المالية:

v   إنَّ أي أمر يترتب عليه عبء مالي ينبغي أن يُرفع فيه أمر كتابي، ولا تُعتمد الأوامر الشفهية. 

v   الإدلاء بالمعلومات المالية:

·        لا يجوز الإدلاء بأي معلومات أو بيانات للغير فيما يخص النواحي المالية للمؤسسة دون تفويض من المدير التنفيذي أو من يفوضه بذلك. 

·        يمنع منعاً باتاً إخراج المستندات المالية والتقارير والموازين والقوائم المالية أو صور عنها إلى خارج المؤسسة إلا بموافقة خطية من المدير التنفيذي أو من يفوضه بذلك.

 

المحور الثاني ــ سياسات إدارة الأصول:

· يتم حيازة الأصول الثابتة طبقاً للإجراءات المعتمدة ويتم تقييدها في السجلات بتكلفتها التاريخية في تاريخ الحيازة.

·   يجب التقييم والإفصاح عن الأصول الثابتة المقيدة في القوائم المالية الخاصة بالفترات التي تعقب تاريخ حيازتها وبعد تسوية الإهلاك المتراكم لها.

·   يجب توزيع تكلفة الأصول القابلة للإهلاك على العمر الإنتاجي للأصل باستخدام طريقة القسط الثابت.

·   يجب إجراء حصر ميداني دوري على أساس العينات بالنسبة للأصول الثابتة ويجب مقارنة نتائج الحصر مع قوائم الأصول الثابتة حسب السجل وفي حالة عدم المطابقة يجب إجراء التسويات المناسبة.

·   التخلص من الأصول الثابتة وفقاً للإجراءات المعتمدة في دفتر الأستاذ العام وسجل الأصول الثابتة ويجب تحديثه بناءً على ذلك، كما يجب تحميل المكاسب

·   تسوية سجل الأصول الثابتة مع رصيد دفتر الأستاذ العام في نهاية كل شهر. 

المحور الثالث ــ سياسات إدارة المخزون:

· يتم تقييم المخزون بواسطة طريقة متوسط التكلفة المقدرة، يستند المخزون وتكلفة البضائع المباعة على أساس متوسط تكلفة جميع العناصر المشتراة خلال فترة ما.

· يتم استخدام إعادة تقييم المخزون عندما تحتاج إلى تعديل تكاليف المخزون لتعكس التغييرات في التكاليف القياسية وقد تكون هذه التغييرات بسبب التغيرات في تحركات الشراء والتصنيع وسعر الصرف.

· يقيم المخزون من حيث كمية وتكلفة البضاعة المباعة على أساس مستمر أي يتم جرد المخزون ألياً بعد كل عملية صرف أو توريد أو بيع أو شراء مما يجعل كمية وتكلفة المخزون متاحه مما يساعد المؤسسة في تقديم خدمة أفضل للعملاء والرقابة بشكل أفضل على هذا المخزون.

· يتم تكوين مخصص للمواد التالفة على أساس منتظم.

المحور الرابع ــــ مسؤولية توفير السيولة:

·       إدارة المبيعات والتسويق: هي المسؤولة عن توفير السيولة اللازمة لمواجهة مدفوعات المؤسسة الجارية والرأسمالية كما هو معتمد في الموازنة التقديرية مع تجنب تعطيل السيولة الفائضة بدون الاستفادة منها. 

·       الإدارة التنفيذية: عليها البحث عن مصادر التمويل المختلفة وإجراء المقارنة اللازمة لاختيار المصدر الأفضل بناءً على توجيهات مجلس الإدارة الذي له الحق في اعتماد الوسيلة المناسبة للتمويل.

·       إدارة الحسابات العامة: تشكل الاحتياطيات سنوياً بقرار من مجلس الإدارة ويتم الصرف من الاحتياطيات النقدية للمؤسسة وفقاً للائحة الصلاحيات المالية والإدارية المعتمدة للمؤسسة.

المطلب الخامس ــ سياسة الرقابة الداخلية على أموال المؤسسة:

يصدر قسم المراجعة الداخلية القرارات الكفيلة بإحكام الرقابة الداخلية على أموال المؤسسة، وأوجه استخدامها في كل عملية، على أن تشمل هذه القرارات بصفة خاصة قواعد الرقابة على الإنفاق، وتداول النقدية، وأوراق القبض والأجور والمرتبات وغيرها من أوجه الإنفاق. 

المحور الأول ــ تقارير الرقابة المالية:

·       الإدارة المالية تقوم بتقديم تقرير دوري كل ثلاث أشهر لاعتماده وعرضه على الإدارة التنفيذية مبيناً به الإيرادات والمصروفات الفعلية، ومقارناً بما كان مقدراً من قبل. 

·       كما يقوم بإعداد تقرير نصف سنوي يبين به وضع المؤسسة ومقدار الفائض أو العجز النقدي في نهاية كل فترة، ومقترحاته على مجلس إدارة بهذا الصدد. 

 

  االمحور الثاني ــ سياسات الرقابة على الخزينة (الصندوق): 

·      تخضع الخزائن للمراجعة والجرد الدوري والمفاجئ لكل الفروع والمعارض، وكما يجب أن يتم الجرد بصفة مستمرة، ويكون الجرد شاملاً لكافة محتويات الخزينة بحضور إدارة الحسابات العامة وحدة المراجعة الداخلية مع أمين الخزينة (أمين الصندوق)، ويحرر به محضر في كل مرة يوضح نتيجة الجرد باختصار ويوقع عليه أمين الخزينة في نهاية المحضر باستلام ما في الخزينة من محتويات. 

·      في حال ظهور أي فروقات بالعجز أو الزيادة في رصيد الخزينة يرفع الأمر إلى إدارة الحسابات العامة لتحديد المسؤولية، وعلى أن يتم توريد الزيادة وسداد العجز من أمين الخزينة. 

·      يقوم المحاسب بإعداد إشعارات الخصم والإضافة للعمليات اليومية، ويجب أن تكون هذه الإشعارات متسلسلة وموضح بها طرفيها المدين والدائن، وأن يتم اعتمادها من قبل إدارة الحسابات العامة.

المحور الثالث ــ إعداد الحسابات الختامية: 

تقوم إدارة الحسابات العامة بإصدار التعليمات الواجب اتباعها لإقفال الحسابات في نهاية السنة المالية بإعداد التقرير المالي السنوي موضحاً نتائج أعمال كافة أنشطة المؤسسة وإرفاقه مع القوائم الختامية وعرضه على رئيس مجلس الإدارة أو نائب الرئيس.

المبحث الثاني

قسم إدارة النقدية

المطلب الأول ـــ الإجراءات المالية والمحاسبية للعمليات النقدية:

المحور الأول ـــ سياسات وإجراءات المقبوضات النقدية:

v    يقوم محاسب إدارة النقدية بتحرير أوامر قبض النقدية للخزينة وفقا للإيصالات المالية في البرنامج المحاسبي أو النماذج التي تعدها الإدارة المالية لهذا الغرض، ويرفق بأمر التوريد كافة المستندات المؤيدة له، كما يوضح التوجيه المحاسبي الخاص بالمبلغ.

v    يحرر محاسب إدارة النقدية إيصالاً بالمبلغ المستلم موقعاً عليه منه ومن الإدارة المالية بما يفيد توريده للمبلغ (حسب البرنامج المحاسبي) أو دفتر الفواتير على أن تكون هذه الإيصالات متسلسلة ومن أصل وصورتين. 

v    يقوم المحاسب بمراجعة حركة النقدية العامة ومطابقة الرصيد الفعلي والدفتري حسب البرنامج المحاسبي ويوقع بصحة الجرد على سجل الخزينة اليومي أو ما تكشف له من ملاحظات إن وجدت.

v    عدم إيداع أي أمول أو مستندات خاصة به أو بالغير داخل الخزينة.

v    لا يجوز مطلقاً حفظ أموال المؤسسة أو مستنداتها ذات القيمة المالية التي في عهدة محاسب إدارة النقدية خارج الخزينة المخصصة لحفظها.

المحور الثاني ـ سياسات وإجراءات المدفوعات النقدية:

v    يقوم محاسب إدارة النقدية بتحرير إذن الصرف وفقا للإيصالات المالية في البرنامج المحاسبي أو النماذج التي تعدها الإدارة المالية لهذا الغرض، وعادةً يتم الصرف بشيكات أو حوالات بنكية او نقدا ويرفق بإذن الصرف كافة المستندات المؤيدة له كما يوضح التوجيه المحاسبي الخاص بالمبلغ.

v    التأكد من اعتماد عمليات الصرف من قبل السلطة المختصة (نائب الرئيس أو من ينوب عنه) ومراجعتها بواسطة الإدارة المالية.

v    من الممكن عند الضرورة صرف مبلغ معين لموظف أو أكثر، يصرف منه على بعض أعمال المؤسسة بصفة عهدة مالية مؤقتة على أن تسوى عند انتهاء الغرض منها وذلك وفقاً للائحة الصلاحيات المالية والإدارية المعتمدة

v    التحقق من شخصية المستفيد بأن يتم الصرف الأ بعد توقيعه أو ببصمة إبهامه في حالة عدم معرفته القراءة والكتابة مع ذكر رقم الهوية في حالة الأحداث من العاملين مع أرفاق الصور المؤيدة لذلك.

v    ختم إذن الصرف والمستندات المرفقة بختم صرف نقداً (حسب البرنامج المحاسبي) وترقيم المستندات بنفس رقم إذن الصرف والتاريخ وتوقيع محاسب إدارة النقدية الذي قام بالصرف.

المحور الثالث ـــ سياسات وإجراءات جرد الخزينة:

تتم عملية جرد الخزينة أو العهد الفرعية بشكل دوري ومفاجئ بحضور الإدارة المالية ومحاسب إدارة النقدية وتعتمد نتيجة الجرد من المدير المالي أو المراجع الداخلي وإثبات نتيجة الجرد في دفتر الجرد كل خزينة بعد مطابقتها للرصيد الدفتري.

v    في حالة زيادة رقم الجرد عن رصيد الخزينة يستخرج أذن توريد بالزيادة ليطابق الجرد الفعلي حسب دفتر الخزينة ويوضح بأذن التوريد عبارة "زيادة بالجرد" لحين بحث سببه.

v    في حالة نقص الجرد عن رصيد الخزينة على الإدارة المالية التأكد من سداد العجز فوراً من جانب محاسب إدارة النقدية ليطابق الجرد الفعلي رصيد دفتر الخزينة على أن يتم إخطار المدير المالي بالعجز أو الزيادة.

v    ولا يمنع ذلك من اتخاذ الإجراءات والعقوبات التأديبية في حالة عدم سداد العجز من وقت اكتشافه0

 

 

المطلب الثاني ـــ مسئوليات وصلاحيات محاسب إدارة النقدية:

المحور الأول ـــ مسئوليات محاسب إدارة النقدية:

v    يقوم محاسب إدارة النقدية بتقيد وتسجيل كل العمليات المالية في الدفاتر والسجلات المحاسبية (البرنامج المحاسبي) ومطابقتها مع إذن الصرف الخاص بكل قيد من خلال القيام بالآتي:

·        تسجيل وإدخال قيود المدفوعات العامة النقدية

·        تسجيل وإدخال قيود المقبوضات العامة النقدية

·        تسجيل وإدخال قيود السلفيات والعهدة النقدية

·        تسجيل وإدخال قيود مرتبات والجور العاملين

v    مطابقة اليوميات العامة ومراجعتها على دفتر الأستاذ العام وعمل التسويات الجردية المناسبة بمعرفة الإدارة المالية وموافقتها عليه.

v    ترتيب وتنظيم أصول المستندات المؤيدة للصرف أولاً بأول بدفتر حركة الخزينة حسب البرنامج المحاسبي ومطابقة الرصيد الدفتري على الرصيد الفعلي لاتخاذ إجراءات الأرشفة الأزمة لذلك.

المحور الثاني ـــ سلطة الاعتماد والتصديق المالية:

v    يجب أن تستوفي جميع المستندات أدلة قرائن الإثبات المحاسبي للصرف ومراجعتها والتوقيع عليها من قبل محاسب إدارة النقدية واعتمادها من الإدارة المالية ثم التصديق النهائي من قبل نائب الرئيس أو من ينوب عنه.

v    إذا كان الصرف بموجب فواتير الموردين يجب أن يرفق بإذن الصرف صورة محضر استلام المواد وإذن توريدها وموقع عليه من المسؤول باستلام المواد وأنها مطابقة للمواصفات المطلوبة.

v    كما يجب أن يُؤشر على الفاتورة من قبل الإدارة المالية بأنه لم يسبق صرف قيمة هذه الفاتورة من قبل.

ا

المبحث الثالث

قسم إدارة المستودعات والمخازن

المطلب الأول ـــ الإجراءات المالية والمحاسبية للمراقبة المخزون والمخازن:

المحور الأول ـــ سياسات وإجراءات استلام المخزون:

v   يقوم أمين المخزن بالعد ومطابقة المخزونات الواردة مع فاتورة المشتريات إضافة إلى شهادة تاريخ الإنتاج بعد فحصها والمصادقة على استلامها في المخزن مصحوبة بإشعار الاستلام وترسل تفاصيل البضاعة المستلمة من أصل وصور إلى الاتي:

·          وحدة إدارة المشتريات للحفظ في الملف الخاص بها وإرفاقها مع بقية مستندات الشراء لإكمال عمليات الدفع أو التسوية المحاسبية.

·         تحفظ بالدفتر لأغراض المراجعة بعد تسجيل الكميات المستلمة من قبل أمين المخزن ببطاقة الصنف حسب برنامج المحاسبي.

v    يقدم أمين المخزن طلب الشراء بعد التأكد من أن البضاعة المطلوبة غير متوفرة بالمخزن وذلك قبل أن يصل الرصيد الحد الأدنى (نقطة إعادة الطلب) بعد التشاور مع وحدة إدارة المشتريات لتحديد الكمية المطلوبة.

المحور الثاني ـ سياسات وإجراءات صرف المخزون:

v   تصرف المخزونات من المخازن للمبيعات الجملة بناء على طلب أمر شراء من مندوب المبيعات ويرسل الى مدير المبيعات للمراجعة الأسعار ووضع الخصومات المناسبة أن وجدت ثم يقوم أمين المخزن بتأكيد من الوجود الفعلي للكمية المطلوبة.

v    يتم صرف المخزونات من المخزن إلى الفروع بواسطة طلب صرف مواد خام من مسئول الفرع ثم اعتماد ها من قبل رئيس قسم التشغيل وتصديق النهائي من قبل نائب الرئيس أو من ينوب عنه.

v     يقوم أمين المخزن بإعداد مستند صرف بضائع أو مواد بالمواد المنصرفة حسب البرنامج المحاسبي ويعد هذا المستند من أصل وثلاثة صورة توزع كالآتي:

·         يرسل لحسابات المخازن للإجراء.

·         ترسل لمحاسب التكاليف لتحميلها لمركز الربح أو التكلفة.

·         تبغي بالدفتر لأغراض المراجعة بعد التسجيل في بطاقة الصنف بالمخزن.

v   يجب أن يحرر أذن خروج من البوابة لجميع البضائع أو المواد المنصرفة وتسلم للشخص المسئول عن البوابة عند الخروج بالمواد.

المحور الثاني ـ سياسات وإجراءات إرجاع المواد للمخازن:

v   يحرر مستند إعادة بضائع أو مواد من أصل وثلاثة صور في حالة إرجاع أي مواد للمخازن حسب البرنامج المحاسبي.

v   يجب على أمين المخزن الذي أعيدت الية المواد التوقيع بالاستلام يوزع أصل وصورة المستند حسب البرنامج المحاسبي كما يلي:

·         للحسابات للإجراء.

·         ترسل لمحاسب التكاليف بالمركز المعنى.

·         لأمين المخزن للتسجيل في بطاقة الصنف.

·         تبقى في الدفتر مع الجهة التي أعادت المواد للمراجعة.

 

المحور الثالث ـــ سياسات وإجراءات تحويل المواد:

v   عند تحويل المواد المنصرفة لقسم إلى قسم آخر يجب إعداد مستند تحويل مواد من أصل وأربعة صور بعد موافقة نائب الرئيس أو ينوب عنه على أن يوقع المستند بواسطة رئيس قسم التشغيل ثم مسئول الفرع المستلم للمواد بالاستلام، ويوزع كما يلي:

·         ترسل لمحاسب وحدة المشتريات والموردين.

·         أمين المخزن المختص.

·         القسم الطالب للمواد.

·         تبغي بالدفتر مع القسم الذي قام بالتحويل لأغراض المراجعة.

المحور الثالث ـــ سياسات وإجراءات جرد المخازن:

v     يشكل نائب الرئيس أو من ينوب عنه لجان لجرد المخازن بتوصية من الإدارة المالية ويكون من بين أعضائها ممثل المخازن وآخر من قسم أدارة الحسابات ويفضل أن يكون غالبية أعضاء اللجان من غير العاملين بالمخازن.

v     تقوم الإدارة المالية بإعداد الإجراءات والخطوات الواجب الالتزام بها أثناء الجرد من اللجان على أن ترسل هذه الإجراءات والخطوات قبل وقت كاف من عملية الجرد.

v     تقوم لجان الجرد بإعداد قوائم الجرد وفق ما تكشف لهم مع حصر الفروقات، أن وجدت، بين الموجود الفعلي والموجود حسب بطاقات الصنف.

v     يجب على لجان الجرد إعداد تقرير شامل عن حالة المخزونات التي تم جردها.

المحور الثالث ـــ سياسات وإجراءات تخزين الخردة والراكد والتخلص منها:

v   يجب على إدارة المستودعات والمخازن تسجيل كافة الخردة الناتجة عن التشغيل في سجل منفصل يسمى سجل الخردة.

·         التخلص من أي خردة يتم وفق لجنة يكونها رئيس مجلس الإدارة أو من ينوب عنه.

v   يجب على إدارة المستودعات والمخازن حفظ الخردة وفق الأسس المحاسبية وعدم التصرف فيها إلا بأذن من نائب الرئيس أو من ينوب عنه.

المطلب الثاني ـــ مسئوليات وصلاحيات محاسب أمين المخزن:

المحور الأول ـــ مسئوليات محاسب أمين المخزن:

v    يقوم محاسب أمين المخزن بتقيد وتسجيل كل العمليات صرف المخزون في الدفاتر والسجلات المحاسبية (البرنامج المحاسبي) ومطابقتها مع إذن الصرف الخاص بكل قيد من خلال القيام بالآتي:

·        تسجيل وإدخال قيود تحويلات الداخلية للمخزون بين الفروع.

·        يجب تحويل المخزون بين الفروع بسعر التكلفة بدون الضريبة

v    ترتيب وتنظيم أصول المستندات المؤيدة للصرف المخزون أولاً بأول بدفتر حركة المخزون حسب البرنامج المحاسبي ومطابقة الرصيد الدفتري على الرصيد الفعلي لاتخاذ إجراءات الأرشفة الأزمة لذلك.

المحور الثاني ـــ سلطة الاعتماد والتصديق المالية:

v    يتم صرف المخزونات من المخزن الي الفروع و مناديب المبيعات من خلال التالي:

v    يرسل مشرف الفرع طلب صرف مواد الى رئيس قسم التشغيل بالنسبة للفروع

v    يرسل مندوب المبيعات طلب أمر شراء الى مدير المبيعات بالنسبة للمبيعات الجملة

v    التصديق النهائي من نائب الرئيس أو من ينوب عنه.

v    إذا كان الصرف بموجب فواتير الموردين يجب أن يرفق بإذن الصرف صورة محضر استلام المواد وإذن توريدها وموقع عليه من أمين المخزن باستلام المواد وأنها مطابقة للمواصفات المطلوبة.

ا

المبحث الرابع

قسم إدارة وحدة المشتريات

المطلب الأول ـــ الإجراءات المالية والمحاسبية للمشتريات:

المحور الأول ـــ سياسات وإجراءات طلب الشراء:

v   يقدم أمين المخزن طلب أمر الشراء بعد التأكد من أن البضاعة المطلوبة غير متوفرة بالمخزن وذلك قبل أن يصل الرصيد الحد الأدنى (نقطة إعادة الطلب).

v   يقوم قسم إدارة المستودعات والمخازن بأرسال طلب أمر شراء لإدارة وحدة المشتريات موضح به مواصفات الاصناف والكميات مطلوب توفيرها في المخازن.

v   بعد الموافقة على طلب أمر الشراء يقوم قسم إدارة وحدة المشتريات بالتواصل مع الموردين لأرسال عروض الاسعار بالكميات المطلوبة

المحور الثاني ـ سياسات وإجراءات إرسال أوامر التوريد:

v   تقوم إدارة وحدة المشتريات بإرسال اوامر توريد للموردين تبلغهم فيها بالأصناف المطلوب شراؤها وتاريخ التوريد والفرع الذي يتم التوريد عليه وفقاٌ لعرض السعر المستلم من المورد.

v   تقوم إدارة وحدة المشتريات بعرض اسعار الاصناف المستلم من المورد من أجل الموافقة عليها من رئيس مجلس الإدارة أو نائب الرئيس أو من ينوب عنه وتكون موافقة مكتوبة سواء بشكل منفصل او بتوقيع رسمي على طلب المشتريات.

المحور الثاني ـ سياسات وإجراءات اذن الإضافة (فاتورة الشراء):

v     تقوم إدارة وحدة المشتريات بأرسال فاتورة الشراء من المورد بعد الموافقة عليها من رئيس مجلس الإدارة أو نائب الرئيس أو من ينوب عنه الى الإدارة المالية لاعتماد المالي والتوجيه المحاسبي حسب البرنامج المحاسبي ويعد هذا المستند من أصل وثلاثة صورة توزع كالآتي:

v     يرسل لحسابات المخازن للإجراء (لأمين المخزن للتسجيل في بطاقة الصنف

v     ترسل لمحاسب التكاليف لتحميلها لمركز الربح أو التكلفة.

·         تبغي بالدفتر لأغراض المراجعة بعد التسجيل في بطاقة الصنف بالمخزن.

المحور الثالث ـــ سياسات وإجراءات الاثبات المحاسبي:

v   الإثبات المحاسبي لفاتورة المشتريات واثبات استحقاق مديونية المورد من خلال التالي:

·       تكلفة المشتريات لا تقتصر على سعر شراء الأصناف من المورد ولكن يمكن ان تدخل تكلفة اضافيه مثل النقل والشحن والتفريغ والجمارك وغيرها من التكاليف الغير مسترده.

·       يجب تعريف أسم المورد في البرنامج المحاسبي بكل المعلومات المطلوب من الإثبات القانوني والاتصال والشخصية الاعتبارية.

·       يجب إثبات مديونية المورد في حساب الدائنون في حالة عدم سداد قيمة المشتريات بشكل كامل.

 المطلب الثاني ـــ مسئوليات وصلاحيات محاسب وحدة المشتريات:

المحور الأول ـــ مسئوليات محاسب وحدة المشتريات:

v    يقوم محاسب إدارة وحدة المشتريات بتقيد وتسجيل كل العمليات المتعلقة بالمشتريات وحسابات الموردين في الدفاتر والسجلات المحاسبية حسب البرنامج المحاسبي من خلال القيام بالآتي:

·        تسجيل وإدخال قيود المشتريات بعلم ا لإدارة المالية

·        تعريف وإدخال أسم المورد بعلم ا لإدارة المالية

·        تعريف وإدخال الأصناف بعلم الإدارة المالية وإدارة المستودعات والمخازن

·        مطابقة ومراجعة أرصدة وحسابات الموردين

v    حساب تكلفة المشتريات وفق طريقة متوسط التكلفة بمعرفة واعتماد الإدارة المالية بعد ذلك تتم عملية إدخال القيود المحاسبية.

المحور الثاني ـــ سلطة الاعتماد والتصديق المالية:

v    دورة المستندية للمشتريات من خلال التالي:

v    يرسل أمين المخزن طلب شراء مواد الى قسم إدارة وحدة المشتريات من أجل الموافقة

v    يرسل قسم إدارة وحدة المشتريات طلب أمر شراء الى الاعتمادات بعد المراجعة والتأكد:

v    نائب الرئيس أو من ينوب عنه

v    الاعتماد المالي من قبل الإدارة المالية

ا

المبحث الخامس

قسم إدارة المبيعات والتسويق

المطلب الأول ـــ الإجراءات المالية والمحاسبية للمبيعات والتسويق:

المحور الأول ـــ سياسات وإجراءات التسويق والدعاية:

v   يشرف على جميع الحملات التسويقيَّة، وتتبع فعالياتها، وتزويد النتائج للفريق التنفيذي.

v   يحلل المنافسين والسوق ويجري الأبحاث.

v   يدير عملية التواصل مع وكالات التسويق الخارجي والتفاوض معهم. كتابة محتوى مميز، مناسب لوسائل التواصل الاجتماعي.

v   يهتم بالميزانيَّة الترويجيَّة، والتي تغطي جميع الأعمال المقامة، مع تحقيقها ربح عائد بالاستثمار. يشرف على حضور المؤسسة في المؤتمرات الخاصَّة بالمعارض التجاريَّة، أو المؤتمرات، أو المهرجانات.

v    يدير عملية التصميم وإنتاج المواد الترويجيَّة المختلفة سواء الإلكترونيَّة أو الماديَّة الملموسة. يعالج مشاكل خدمة العملاء، ويراقب مستوى محركات البحث الخاصَّة بالمواقع الإلكترونيَّة.

v   يختبر طرق تسويق جديدة، ويعالج الفجوات الموجودة في الحملات التسويقيَّة.

v   وضع خطة مستقبليَّة تحدد الأنشطة المراد تطبيقها، والميزانيَّة المطلوبة، والمعدَّات الواجب توفيرها، والفترة الزمنيَّة اللازمة من تجهيزها.

المحور الثاني ـ سياسات وإجراءات المبيعات:

v   تصميم الخطط السنويّة الخاصّة في قسم المبيعات من خلال الاعتماد على دراسةِ مُتطلّبات السّوق، ومُتابعة طلبات الزّبائن من أجل العمل على توفيرها.

v   تحديد الأهداف الاستراتيجيّة للمبيعات عن طريق وضع مجموعةٍ من التّوقعات حول حجم المَبيعات التي سيتمُّ تحقيقها، مُقارنةً بكميّة الأرباح التي تَشمل الإيرادات التي تمّ تحصيلها، وأيضاً يعتمد في ذلك على دراسة وتحليل المبيعات السابقة للمؤسسة.

v    المُساهمة في المُحافظة على سعر البيع بالاعتمادِ على ضمان وجود توازنٍ دائمٍ بين العرض والطّلب إذ كلّما كانت نسبة الطّلب على المبيعات مُرتفعةً، ساهم ذلك في زيادة العروض التي تُقدّمها الشّركة.

v   تحديد وضبط الأسعار الخاصّة بالمبيعات، من خلال مُتابعة المُنافسة مع الشّركات الأُخرى التي تُقدّم أنواعاً مُشابهةً للمبيعات التي تطرحها الشّركة في السّوق التجاريّ وعمل توقع للمبيعات التي سيتم تحقيقها.

v   مُتابعة الأعمال الخاصّة بموظّفي قسم المبيعات، والتأكّد من قيامهم بها وفقاً للخُطط والمَهام الخاصّة فيهم، ويضمن ذلك الاستمراريّة في تحقيق النّجاح للعمل.

v   عمل خطة مبيعات سنوية وتقديم النّصائح والمَشورات إلى جميع العملاء الذين يتعاملون مع المؤسسة سواءً بشكل مُباشر أو في حال طلبهم لأيّة نصائحَ تتعلّق في المَبيعات، مثل توضيح طبيعة مُنتجٍ جديد سيتمُّ الإعلان عنه قريباً.

v   المُحافظة على تعزيز المَجهود الجماعيّ في قسم المبيعات من خلال دعم دور التّعاون بين كافّة المُوظّفين من أجل تحقيق الأهداف الخاصّة في العمل.

 

 

المحور الثالث ـــ سياسات وإجراءات الاثبات تحصيلات فواتير المبيعات:

v   يقوم مندوب التحصيل بتحصيل مبيعات نقاط البيع بشكل يومي حسب فواتير مبيعات (تحويلات نقدية أو بنكية).

v   يقوم مندوب التحصيل بتجميع هذه الفواتير حسب مبيعات البرنامج المحاسبي بعمل كشف بإجمالي المبيعات النقدية تكون المبيعات المحصلة في شكل عهدة نقدية بطرف مندوب التحصيل بتحرير أمر توريد نقدية موجه الى محاسب إدارة النقدية.

v   يقوم مندوب التحصيل بتوريد المبيعات إما للبنك أو للخزينة ويرفق بهذا صور فواتير المبيعات النقدية فيقوم أمين الخزينة بعمل سند قبض نقدي يحتوي على التفاصيل من أصل + 3 صور أصل سند قبض نقدية.

v   في حالة وجود مصروفات من قبل نقطة البيع ترفق صور الفواتير المؤيدة للعملية الصرف بتوقيع مسئول الفروع ورئيس قسم التشغيل وتكون تصفية بواسطة محاسب إدارة النقدية مع اعتماد نائب الرئيس أو من ينوب عنه والمراجعة الداخلية.

v   أمين الخزينة يستلم أمر توريد النقدية من مندوب التحصيل ويقوم بتحرير سند تحصيل نقدية من أصل يقوم بإعطائه للمندوب التحصيل ويقوم بعمل 3 صور وفي آخر اليوم.

v   يقوم أمين الخزينة بتجميع سندات القبض من أمر التوريد مع كشف حركة النقدية مرفق به صور فواتير المبيعات من أجل مراجعتها ومطابقتها بين الرصيد الفعلي والدفتري.

المطلب الثاني ـــ مسئوليات وصلاحيات مناديب المبيعات:

المحور الأول ـــ مسئوليات محاسب إجراءات تحصيلات فواتير المبيعات:

v   يقوم مندوب التحصيل بتحصيل صور فواتير المبيعات:( مبيعات معارض القهوة، مبيعات الجملة، مبيعات الفروع).

v   يقوم المحصل بعمل إيصال تحصيل نقدية للعملاء الذين يقوم بالتحصيل منهم ويكون من أصل وصورتين يقوم بإعطاء الأصل (للعميل).

v   يقوم بإرفاق الصورة + أمر توريد نقدية (للحسابات).

v   صورة (بالدفتر).

v   يقوم بتسجيل مبالغ الإيصالات في سجل مقبوضات يومية بأرقام الإيصالات والمبالغ.

المحور الثاني ـــ مسئوليات ومهام محاسب حسابات العملاء:

v   اصدار الفواتير الآجلة:

اصدار فواتير العملاء الآجلة والتأكد من تسجيل كافة البيانات اللازمة في الفاتورة مثل أسم العميل وعنوانه ورقم امر الشراء الخاص بالعميل وشروط الدفع والتوريد والبيانات البنكية للمؤسسة   وكذلك بيانات الاصناف والمنتجات المباعة في الفاتورة مثل الكمية والسعر الافرادي والسعر الاجمالي وضريبة القيمة المضافة الي اخره.

v   استلام العميل للفاتورة:

التأكد من استلام العملاء للفواتير وتوقيعهم على نسخة صورة الفاتورة مع باقي المرفقات مثل سند التوريد.

 

v   تسجيل الفاتورة بحسابات العميل:

مراجعة الادارة المالية للعميل والتأكد من تسجيل الفواتير بالحسابات ويكون ذلك من خلال مطابقة الحساب مع العميل وبيان الفروقات في الفواتير والتأكد من تسجيلها.

v   تسجيل قيد يومية المبيعات:

تسجيل قيد يومية المبيعات ويكون الطرف المدين حساب العميل والطرف الدائن حساب المبيعات الآجلة وتختلف ايضا هذه المهمة حسب البرنامج المحاسبي.

v   متابعة التحصيلات مع المناديب:

متابعة التحصيلات المستحقة على العملاء بناء على تقرير اعمار الديون للعملاء وتقرير التحصيلات المتوقعة والذي يتم اعداده شهريا بالتعاون بين محاسب العملاء والمناديب.

v   تسجيل قيد يومية التحصيلات:

تسجيل القيود اليومية الخاصة بالتحصيلات من العملاء سواء كانت نقدية بالخزينة او بإيداع شيك او التحويلات البنكية ويكون الطرف المدين حساب الخزينة او البنك والطرف الدائن حساب العميل.

v   قيود يومية التسويات:

تسجيل القيود اليومية الخاصة بتسويات الفروقات في الحساب مثل التسويات المدينة او التسويات الدائنة او اقفال وتسوية الارصدة في حالة ما كان العميل يقوم بتوريد اشياء الي الشركة فيعامل كعميل ومورد وفي هذه الحالة يمكن اقفال الارصدة في الحسابين ويكون قيد اليومية الجانب المدين حساب المورد والجانب الدائن حساب العميل (نفس المؤسسة).

v   قيود يومية المرتجعات:

مراقبة المرتجعات من العملاء والتأكد من استلام المواد المرتجعة بالمستودعات بناء عليها يتم عمل قيد مردودات المبيعات ويكون الجانب المدين حساب مردودات المبيعات والجانب الدائن حساب العميل.

v   مطابقة كشوف حساب العملاء:

طباعة كشوف حساب العملاء بشكل دوري كل شهر او 3 شهور او سنويا ومطابقته مع العميل.

v   تقرير اعمار الديون:

طباعة تقرير اعمار الديون وتقديمة للإدارات التنفيذية والمالية لاتخاذ اللازم لتحصيل الفواتير المستحقة ومتابعة العميل لسداد المستحق ومن الممكن حسب سياسة المؤسسة بتحفيز العميل للدفع بإعطائه خصم نقدي إذا قام بالسداد خلال فترة معينة.

 

v   مصادقة الرصيد:

مصادقة الحساب وذلك بأرسال خطاب الي العميل ويكون موجه عادة من مكتب المراجعة الي العميل بمصادقة رصيد الحساب الموجود بدفاتر الشركة في نهاية الفترة المحاسبية ومطالبته ببيان الاسباب في حالة وجود فروق في الحساب مثل فواتير او دفعات غير مسجلة عند أحد الطرفين

                                                 

المبحث السادس

قسم إدارة الحسابات العامة

المطلب الأول ـــ الإجراءات المالية والمحاسبية للإدارة الحسابات العامة:

المحور الأول ـــ سياسات وأهداف الإدارة المالية:

v    رَصْد العوامل التي من شأنها أن تُؤثِّر في أداء المؤسسة لعملها وتحقيق أهدافها.

v    تطوير طُرُق الإدارة الماليّة والتي من شَأنها أن تُقلِّل من المخاطر الماليّة التي قد تتعرَّض لها المؤسسة.

v    إدارة الأنظمة المُحاسبيّة في المؤسسة بالإضافة إلى أنظمة المُراقَبة والإبلاغ الماليّ.

v    تحليل العائدات الماليّة والتنبُّؤ بأيّ أمور ماليّة مستقبليّة قد تحدث للمؤسسة.

v    توزيع الأرباح بشكل مناسب بناءً على أنماط التوزيعات القديمة وتدفُّقات الأموال المُتوقَّعة.

v    التعاوُن مع الإدارة في صياغة اتّجاهاتها الاستراتيجيّة العامّة.

v    التحليل الماليّ تنفيذ المراجعات، والتحليلات وتقييم الفُرَص المُتاحة؛ لخَفْض التكاليف التي تقع على عاتق المؤسسة.

v    تحديد مجالات التحسين التشغيليّ المُحتمَلة في تحديد أسعار المُنتَجات بناءً على ميِّزاتها وأسعار المُنافِسين.

v    المُشارَكة في الأنشطة اللازمة لتحديد التكلفة بهدف إنشاء مُنتَجات تُطابِقُ أهداف السِّعر الذي تمّ تحديده مُسبَقاً.

v    توفير مصادر تمويل جديدة للحَدِّ من ديون المؤسسة.

v    مُحاولة إصدار تقارير ماليّة، وتحليليّة إضافيّة حسب ما تطلبُه المؤسسة وإعداد تقارير خاصّة بالأعمال الرئيسيّة الماليّة

v     استعراض الأمور التي تساهمُ في اختناق المؤسسة وتراجُعها، والخروج بتوصيات تساهمُ في تحسين مُستواها.

المحور الثاني ـ سياسات ومهام الإدارة المالية:

v    تحليل أيّ تغييرات قد تحدث للمؤسسة وأيّ أمور ماليّة مُتعلِّقة بها، وتقديم المشورة لطاقم الإدارة.

v    وَضْع استراتيجيّات، وخُطَط عَمل طويلة الأجل.

v    إدارة عمليّة وَضْع الميزانيّة الرأسماليّة بناءً على تحليل القَيْد، والتدفُّقات النقديّة المخصومة.

v    الحِفاظ على نظام مُوثَّق لمُختلَف الإجراءات، والسياسات الماليّة والمُحاسبيّة.

v    التواصُل مع مُراجِعي حسابات المؤسسة باستمرار لضمان تنفيذ الرَّصْد السنويّ.

v    إدارة ميزانيّة الشركة.

v    التنبُّؤ فيما إذا كانت المؤسسة ستحتاج إلى قَرْض مُعيَّن ومعرفة مقدار الأموال المُتاحة لتنفيذ أيّ استثمار.

v    التأكُّد من أنّ الأموال المُتوفِّرة كافية لتلبية احتياجات أيّ استثمار تشغيليّ، أو رأسماليّ تنفِّذه المؤسسة.

v    تحديد هيكل رأس المال السليم المؤسسة وزيادة رأس المال وسداد ديون المؤسسة.

v    الإشراف على العمليّات الإداريّة الخاصّة بالخَزنة والتي تتضمَّن تصميم الهيكل التنظيميّ اللازم لتحقيق أهداف الإدارة

v    الإبلاغ عن أيّ اختلافات في الميزانيّة المُقرَّرة، والأسباب المُؤدِّية إلى حصول مثل هذه الفروقات.

المحور الثالث ـــ إجراءات ومسئوليات المدير المالي:

v    يقوم المدير المالي بمعرفة الصادر والوارد الذي يخرج من الميزانية النهائية حتى يستخرج الإيرادات.

v    ينشئ العلاقات المالية التي تتم بين المؤسسة والجهات الأخرى التي تتعامل معها ويتأكد من دقة الأرصدة والحسابات.

v    يضع القوانين الخاصة بالحسابات بدقة ويقوم بمراجعتها.

v    يقوم بوضع الخطط الاستراتيجية ويقيمها ويعرضها على الإدارة العليا للمؤسسة

v    يضع الأصول قصير الأجل مثل: المخزون الذي يكون فيه مجلس الادارة هو صاحب القرار ويعيد شراء الأصول.

v    يضع القرارات الخاصة بالاستثمار النقدي.

v    يقدم قائمة مالية بناء على ما يقدمه له مدير الحسابات.

v    يقوم بإعداد التخطيط للموازنة العامة والتنبؤ بإعداد الخطط المستقبلية.

 

المطلب الثاني ـــ سياسات ووظائف رئيس الحسابات:

المحور الأول ـــ مسئوليات واجبات رئيس الحسابات:

v    متابعة تحضير سندات القيد، والتأكد من صحتها القانونية، وتسجيلها قبل اعتمادها في الدفاتر المحاسبية للمؤسسة.

v    الإشراف على كافة المستندات المالية للمؤسسة قبل وبعد خروجها من المؤسسة فمدير الحسابات مسئول عن الحفاظ على هذه المستندات من التلف أو الضياع.

v    مراجعة سلامة المستندات المالية وحفظها بشكل صحيح وقانوني

v    الإشراف على كافة الإجراءات المالية ومتابعة تنفيذها من الجهة الإدارية للمؤسسة التي تأتي من رئيس مجلس الإدارة أو نائب الرئيس.

v    مراجعة الجرد السنوي للمؤسسة وتسجيل ملاحظات حول ذلك، مع التأكد من صحة الجرد ومقارنته بالملفات الموجودة بالمؤسسة.

v    متابعة الأمور المتعلقة بحسابات البنوك شهريّا، ومساعدة المدير المالي بمراجعة تسوية البنوك وإحضار جميع سندات القيد المتعلّقة بذلك

v    تحديد الرواتب والاجر الإضافي وحوافز للعاملين ووضع موازنة تقديرية حسب الموقف المالي للمؤسسة.

المحور الثاني ـــ مهام والمسؤوليات رئيس الحسابات:

v    وضع الخطط المالية للمؤسسة وإعداد التقارير بعد أن يقوم المحلل المالي بمراجعتها.

v    يقوم بمتابعة سير العمل مع المحاسبين والقيام بإعداد الميزانية ويراجعها مع المحاسب المالي.

v    يقوم بالمراجعة لكل المستندات التي تخرج من مكتب المحاسبة.

v    ينظم الرواتب والاجر الإضافي وحوافز ويتعرف على جميع الثغرات التي تتعلق بالمخالفات المالية.

v    يقوم بوضع القائمة الخاصة بالدخل والإيرادات والمصروفات واستخراج الأرباح الخاصة بالمؤسسة.

المطلب الثالث ـــ سياسات ووظائف المراجع الداخلي:

المحور الأول ـــ مسئوليات واجبات المراجع الداخلي:

v    إعداد خطة مراجعة العمليات السنوية.

v    التنسيق مع الدوائر ذات العلاقة لمراجعة العمليات الخاصة بها والتأكد من تنفيذها وفقا للأصول.

v    إعداد التقارير الدورية ورفعها لمسؤول المباشر.

v    وضع مؤشرات لقياس أداء العمليات بعد مناقشة الجهات ذات العلاقة والاتفاق على المؤشرات التي يمكن قياس نتائجها.

v    التأكد من قيام الجهات ذات العلاقة بقياس نتائج اداء العمليات حسب الالية المتبعة في البنك.

v    متابعة الاجراءات التصحيحية مع المعنيين ووضع خطط لإنجاز كافة الاجراءات والتأكد من انجازها حسب الخطة الموضوعة سابقا او الاتفاق مع المعنيين على تعديل الخطة حسب سير العمل اليومي.

المحور الثاني ـــ مهام والمسؤوليات المراجع الداخلي:

v    تحديد مدى التزام العاملين بسياسات المؤسسة وإجراءاتها.

v    حماية أصول المشروع.

v    منع الغش والأخطاء واكتشافها إذا ما وقعت.

v    تحديد مدى الاعتماد على نظام المحاسبة والتقارير المالية والتأكد من أن المعلومات الواردة فيها تعبر بدقة عن الواقع.

v    القيام بمراجعات منتظمة ودورية للأنشطة المختلفة ورفع تقارير بالنتائج والتوصيات إلى الإدارة التنفيذية.

v    تقييم أداء الأفراد بشكل عام.

v    التعاون مع المراجع الخارجي لتحديد مجالات المراجعة الخارجية.

v    المشاركة في برامج تخفيض التكاليف ووضع الإجراءات اللازمة لها.

 

المحور الثالث ـــ أهداف نظام الرقابة الداخلية:

v    حماية أصول المؤسسة بمختلف أنواعها

v    وضع النظم والإجراءات المالية والمحاسبية والسياسات والخطط المعتمدة في المؤسسة.

v    السجلات والمستندات والملفات العادية والآلية المعتمدة في المؤسسة

v    ضبط المالي في المؤسسة.

المطلب الرابع ـــ سلطة الاعتماد والتصديق المالية:

v    اعتماد كافة العمليات المالية في السجلات المحاسبية بالمؤسسة والتأكد من صحتها من ناحية الاثبات المحاسبي.